Das Pyramidenprinzip von Barbara Minto. Wie baue ich eine überzeugende Präsentation auf? Wie trenne ich Wichtiges von Unwichtigem? Das Pyramidenprinzip hilft, Berichte und Präsentationen klar zu strukturieren.
Wer kennt es nicht: Wochenlang sammelt man Zeitungsartikel, Berichte, interessante Fakten und dann steht der Vortrags- oder Abgabetermin plötzlich vor der Tür und man weiß vor lauter Datenwust nicht, wo man beginnen soll. Das Pyramidenprinzip, von Barbara Minto in den 1960ern entwickelt und in dem Klassiker „Das Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren“ (Pearson Verlag 2005, ISBN: 3827371899) festgehalten, gibt eine Anleitung, wie man die eigenen Gedanken sortieren und so aufeinander aufbauen kann, dass es für den Zuhörer oder Leser nachvollziehbar und interessant ist.
Top-down oder die Botschaft zuerst
Einer der wichtigsten Grundsätze des Pyramidenprinzips lautet: Sagen Sie die Botschaft zuerst, etwa Die Strategie muss überdacht werden. Das ist auch unter dem englischen Begriff top-down bekannt. Was wie eine Aufforderung, mit der Tür ins Haus zu fallen, klingen mag, hat einen wissenschaftlichen Hintergrund. Das menschliche Gehirn verarbeitet Informationen wesentlich leichter, wenn es sie einsortieren kann und weiß, worum es geht. Fehlt der Bezugsrahmen, versucht das Gehirn selbst einen herzustellen. Das bedeutet, der Zuhörer oder Leser ist abgelenkt und hört nicht, was Sie sagen oder schreiben. Oder – und das ist vielleicht schlimmer – der Zuhörer stellt Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag in einen ganz anderen Zusammenhang als von Ihnen beabsichtigt, er „macht sich seinen eigenen Reim darauf“, und Sie müssen es hinterher wieder zurechtrücken.
Die Wissenschaft verrät uns noch mehr: Das menschliche Gehirn kann im Kurzzeitgedächtnis nicht mehr als drei bis fünf Punkte speichern, in Ausnahmefällen auch mal sieben. Deswegen soll nach dem Pyramidenprinzip jede Botschaft an der Spitze durch drei bis fünf Argumente untermauert werden. Mehr verwirrt, weniger wirkt nicht überzeugend und ist häufig ein Hinweis dafür, dass die Argumentation (noch) nicht stichhaltig ist. Das Schöne am Pyramidenprinzip ist ja, dass sie jedes Argument als die Spitze einer neuen, untergeordneten Pyramide betrachten können, die sie wiederum mit drei bis fünf Argumenten untermauern, bis sie alle Ihre Fakten und Daten zugeordnet haben.
Häufig kommt an dieser Stelle der Einwand, ein Vortrag sei langweilig, wenn man gleich zu Beginn verkündet, worauf man hinauswill. Hier liegt eine Verwechslung zwischen Spannung und Unklarheit vor. Eine Präsentation mit einer chronologischen Schilderung aller Aktivitäten zu beginnen, die irgendwann einmal, wenn die meisten Zuhörer schon längst nicht mehr folgen können oder wollen, zu einer Schlussfolgerung führen, fällt unter Unklarheit. Spannung entsteht dadurch, dass man wissen möchte, wie im obigen Beispiel die neue Strategie aussehen soll. Darüber hinaus gibt Ihnen die Botschaft eine Richtschnur an die Hand, nach der sie die Fakten in relevante und nicht relevante trennen können. Wenn Sie über Strategie sprechen wollen, sind Berichte über die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Kantinenessen weniger relevant, die Ergebnisse eines Branchenreports hingegen schon. Aber Vorsicht: Es geht hier um Relevanz, nicht darum Fakten auszusortieren, die Ihre Argumentation nicht unterstützen. Das fällt unter die Rubrik Manipulation.
Die logische Gruppe und die logische Kette
Zurück zum Pyramidenprinzip. An der Spitze steht die Botschaft, dann folgen die Argumente, die diese Botschaft untermauern. Soll eine These logisch zwingend bewiesen werden, wählt man ein deduktives Vorgehen, die Argumente werden in einer sogenannten logischen Kette angeordnet. Wenn Sie etwa die These untermauern wollen, dass sich Investitionen in die frühkindliche Bildung lohnen, könnten Sie folgendermaßen vorgehen:
- Gute Deutschkenntnisse sind ein Haupterfolgskriterium für den späteren beruflichen Erfolg und sozialen Aufstieg
- Der Grundstein für gute Deutschkenntnisse wird bereits im Kindergarten gelegt
- Eine frühe Förderung des Spracherwerbs zahlt sich langfristig aus
Man stellt also zunächst einen anerkannten Sachverhalt fest (Deutschkenntnisse wichtig). Im nächsten Schritt wird dieser dann kommentiert (wo erlangt ein Kind gute Deutschkenntnisse?) und anschließend die Schlussfolgerung gezogen (frühe Förderung zahlt sich aus). Jedes dieser drei Argumente kann wiederum durch weitere Fakten und Argumente untermauert werden.
Bei der logischen Gruppe wird die Botschaft durch gleichartige Aussagen unterstützt. Sie strukturieren beispielsweise Ihre Präsentation oder Ihren Bericht nach den Schritten, die notwendig sind, um eine frühkindliche Förderung sicherzustellen, oder Sie zeigen auf, an welchen Stellhebeln etwas gedreht werden muss, um zu einer bessere Förderung zu gelangen. Wichtig dabei ist, dass die Argumente immer derselben Kategorie angehören (hier: Schritte oder Stellhebel), alles andere verwirrt den Leser. Selbstverständlich kann man in der logischen Kette auch Gründe anführen, aber sie werden gleichrangig nebeneinander gestellt und müssen nicht, wie bei der logischen Gruppe, den Dreiklang Sachverhalt – Kommentar dazu – Schlussfolgerung erfüllen. Welche Vorgehensweise Sie wählen, hängt von den persönlichen Vorlieben, aber auch von der Datenlage ab.