Das Protokoll ist eine besonders wichtige Form des Berichts. Es enthält wichtige Schritte und Ergebnisse einer Verhandlung oder Besprechung.
Berichte schildern einmalige Ereignisse in objektiver Form. Protokolle leiten sich formal aus Berichten ab. Anders als Berichte sind Protokolle nicht durch die klassische Aufsatzgliederung Einleitung/Hauptteil/Schluss gekennzeichnet, sondern durch stark formalisierte Textteile zu Beginn und zum Ende des Protokolls.
Definition des Protokolls
Protokolle fassen eine Verhandlung, Besprechung, eine Diskussion oder eine Versammlung in knappen Worten zusammen. Dabei unterscheidet man zwischen Verlaufsprotokollen, die wichtige Redebeiträge in Kurzform, zum Teil in Stichworten wiedergeben, und Ergebnisprotokollen, die nur Teilergebnisse, End-Ergebnisse und betreffende Beschlüsse erfassen. Zwei besondere Formen des Protokolls sind das Projektprotokoll und das Versuchsprotokoll. Auch die Vorlesungsmitschrift ist ein Protokoll. Diese soll hier ebenfalls nicht betrachtet werden.
Funktion und Zweck des Protokollierens
Protokolle erfüllen drei besonders wichtige Funktionen: Sie dienen erstens zur Information von abwesenden Gruppenmitgliedern. Zum zweiten stellen sie eine Gedächtnisstütze dar. Drittens machen sie Verhandlungen und Diskussionen überschaubar und sind deshalb eine Reflexionshilfe.
Formalitäten des Verlaufsprotokolls
Je nach Organisation und nach Zweck des Protokolls müssen zunächst folgende Angaben gemacht werden:
- Organisation, Datum, Ort und Zeit
- an wen dieses Protokoll weitergereicht wird (Adressaten)
Als nächstes folgen:
- Thema
- Teilnehmer, wobei besonders wichtige Teilnehmer, etwa der Leiter einer Diskussion, der Abteilungschef, der eingeladene Fachreferent, besondere Gruppenmitglieder, etwa der Kassenwart, zuerst und mit ihrer Funktion genannt werden
- Protokollant
Danach folgt der eigentliche Verlauf der entsprechenden Sitzung:
- Tagesordnung, die in diesem Fall nicht nach dem geplanten, sondern nach den entsprechend getätigten Punkten aufgelistet wird
- Verlauf der Sitzung, wobei die einzelnen Redner bezeichnet werden und diesen der jeweilige Gesprächsbeitrag folgt
Am Ende des Protokolls stehen außerdem:
- Ergebnis oder Beschluss der Sitzung (häufig ist eine Begründung, wie der Beschluss zustandegekommen ist, notwendig, etwa durch Mehrheitsbeschluss)
- Unterschrift des Protokollanten
Formalitäten des Ergebnisprotokolls
Je nach Organisation und nach Zweck des Protokolls müssen zunächst folgende Angaben gemacht werden:
- Organisation, Datum, Ort und Zeit
- an wen dieses Protokoll weitergereicht wird (Adressaten)
Als nächstes folgen:
- Thema
- Teilnehmer, wobei besonders wichtige Teilnehmer, etwa der Leiter einer Diskussion, der Abteilungschef, der eingeladene Fachreferent, besondere Gruppenmitglieder, etwa der Kassenwart, zuerst und mit ihrer Funktion genannt werden
- Protokollant
Danach folgt das eigentliche Protokoll:
- Tagesordnung, die in diesem Fall nicht nach dem geplanten, sondern nach den entsprechend getätigten Punkten aufgelistet wird
- Teilbeschlüsse und Zwischenergebnisse, nach Tagesordnungspunkten aufgelistet
- Beschlüsse und Ergebnisse nach Tagesordnungspunkten aufgelistet
Am Ende des Protokolls stehen außerdem:
- Ergebnis oder Beschluss der Sitzung (häufig ist eine Begründung, wie der Beschluss zustandegekommen ist, notwendig, etwa durch Mehrheitsbeschluss)
- Unterschrift des Protokollanten
Weitere Formalitäten des Protokolls
Protokolle werden je nach Gepflogenheit stichwortartig oder ausgeschrieben verfasst. Sie stehen in ausgeschriebener Form im Präteritum, in stichwortartiger Form im Präsens. Gelegentlich findet man aber auch andere Gepflogenheiten. Der Protokollant enthält sich jeglicher Meinung und jeglichen Kommentars. Auch sprachliche Bilder sind zu unterlassen. Ausnahmen sind hier sprachliche Bilder, die durch die Teilnehmer eingebracht worden sind und die der Protokollant als besonders markant empfindet. Bei solchen sprachlichen Bildern empfiehlt es sich, diese in Anführungsstriche zu setzen, um sie als direktes Zitat zu kennzeichnen.
Je nach Protokoll werden diesem Material Folienbilder, Tafelbilder und Hand-outs, gelegentlich auch Literaturlisten oder Listen mit Links angehängt. Protokolle sind möglichst rasch zu verfassen und weiterzuleiten. Gelegentlich werden diese von den Teilnehmern noch einmal korrigiert und von Protokollanten zu einer Endfassung überarbeitet.