Informationen über Bewegungen auf den Bankkonten sind die Grundlage für das Funktionieren der Finanzbuchhaltung, Online Banking ist dabei ein unentbehrlicher Helfer. Zeitgemäßes und sicheres Cash-Management.
Ein Blick auf die täglichen Kontoauszüge macht schlagartig klar, welche Menge an Gutschriften, Belastungen, Scheck- und anderen Bankvorgängen sich innerhalb kürzester Zeit dort ansammeln und von der Buchhaltung aufbereitet werden müssen. Informationen über die Bewegungen auf den Bankkonten sind die Grundlage für das Funktionieren der Finanzbuchhaltung. Auch für das Cash Management und die kurzfristige Liquiditätsplanung sind diese Daten unentbehrlich.
Online Banking ist ein PC-System für die Datenübertragung zwischen Unternehmen und Banken. Der von den Banken angebotene Online Banking Service ermöglicht den Abruf von Kontoinformationen im In- und Ausland sowie die Übertragung von Zahlungsaufträgen in das In- und Ausland. Zusätzliche Module optimieren die Liquiditätsplanung, die Finanzdisposition und das Zinsmanagement. Zum Beispiel bieten die Banken bei Bedarf entsprechende Erweiterungen an, die Wertpapier- und Devisengeschäfte ermöglichen.
Der Online Banking Service greift auf ein einheitliches Standardsystem für verschiedene Kreditinstitute, Banken und Sparkassen zurück. Das heißt, die Software einer Bank kann für den elektronischen Bankverkehr mit fast jeder anderen Bank oder Sparkasse genutzt werden. Durch die Verwendung einheitlicher Datensatzformate des Kreditgewerbes ist die Übertragung dementsprechend besonders kostengünstig. Die meisten Banken stellen die Software unentgeltlich oder sehr preiswert zur Verfügung, die monatlichen Grundgebühren sind von Institut zu Institut verschieden (zwischen 25 und 50 Mark). Hinzu kommen Transaktionskosten, die in der Regel günstiger sind als im traditionellen Bankverkehr erhobene Gebühren.
Wie sieht die praktische Handhabung aus?
Der Informationsservice der Banken stellt sämtliche Umsätze, die sich auf einem Konto niederschlagen, in elektronischer Form zur Verfügung. Die Dateien werden täglich für die Datenübertragung aufbereitet . Jederzeit – Tag und Nacht – sind sie abrufbar und können direkt in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Zudem bedeutet die elektronische Speicherung der Daten, dass diese im Gegensatz zu gedruckten Kontoauszügen beliebig selektiert, sortiert und in Weiterverarbeitungsroutinen verwendet werden können.
Andererseits werden Zahlungsaufträge auf elektronischem Wege an die Banken übertragen. Vorteile sind hierbei, dass keine Formulare mehr benötigt werden, Wege zur Bank, Kosten und Zeit gespart werden. Außerdem wird ein Unternehmen hierdurch in der Auswahl der Kreditinstitute standortunabhängig. Häufig wiederkehrende Vorgänge, sofern sie nicht ohnehin direkt aus der Finanzbuchhaltung abgeleitet werden, können in speziellen Datenbanken am PC erstellt und für den elektronischen Zahlungsverkehr vorbereitet werden.
Sicherheit wird großgeschrieben
Online Banking nutzt ein System mit sehr hohen Sicherheitsstandards. Das Grundprinzip besteht darin, dass eine Online-Verbindung zwischen der Bank und dem Unternehmen nur zum Zeitpunkt der Datenübertragung hergestellt wird. In der Regel sind diese Online-Zeiten je nach verwendetem System (Modem, Datex-P oder ISDN) relativ kurz. Alle anderen Vorgänge, besonders das Aufbereiten von Daten zur Versendung (Erstellen einer Überweisung) oder die Verarbeitung von Kontoauszugsinformationen, die von der Bank abgerufen wurden, erfolgen offline, also ohne Zugriffsmöglichkeit von dritter Seite.
Alle Daten werden vor der Übertragung verschlüsselt. Die Datenübertragung wird softwaremäßig abgesichert. Der Bankrechner prüft, ob die Datenübertragung vollständig und richtig abgelaufen ist.
Auf der Unternehmensebene wird der Zugriff auf das PC-Programm „Online Banking“ durch Benutzername und Passwort gesichert. Dabei kann der Berechtigungsumfang für jeden Mitarbeiter beliebig definiert werden. Funktionen, zu denen keine Berechtigung vorliegt, werden im Menü nicht angezeigt. Außerdem können Freigaben für die Übertragung von Zahlungsaufträgen danach geregelt werden, ob jeweils ein Mitarbeiter allein oder wahlweise zwei Benutzer zusammen berechtigt sind. Das heißt, die im herkömmlichen Bankverkehr herrschenden Unterschriftsberechtigungen können auf das Electronic Banking ohne Weiteres übertragen werden.
Internationale Zahlungsnormen
Zahlungsverkehrsdateien, die mit dem international genormten File-Transfer-Verfahren FTAM (File Transfer, Access and Management) an die Banken übertragen werden, werden durch die Elektronische Unterschrift (EU) abgesichert. Hierbei erfolgt die Autorisierung der Dateien durch das „Elektronische Unterschreiben“ mittels eines persönlichen geheimen Schlüssels (Private Key) und das Übertragen der Unterschriftsdatei – zusammen mit der Zahlungsverkehrsdatei – an die Bank. Dieser Vorgang läuft folgendermaßen ab: Die zu versendende Datei wird auf dem Bildschirm aufgerufen, es wird eine Diskette mit codiertem Schlüssel eingelegt und ein persönliches Passwort eingegeben. Alles zusammen wird per Mausklick an die Bank geschickt. Die Bank prüft anhand eines ihr vorher übermittelten persönlichen öffentlichen Schlüssels (Public Key) die elektronische Unterschrift und verarbeitet die Datei mit den Zahlungsverkehrsdaten – bei positivem Ergebnis – weiter. Der Auftraggeber kann das Ergebnis dieser Prüfung über ein bei der Bank abzurufendes Protokoll erhalten.