Arbeitgeber können die Fortbildungskosten ihrer Mitarbeiter übernehmen, wenn die Maßnahmen im ganz überwiegenden Interesse des Unternehmens sind.
Das Interesse der Arbeitnehmer an der Weiterbildung nimmt weiter zu. Dies bestätigt eine Trendanalyse des Deutschen Instituts für Erwachsenenbildung. Dabei sind die größten Finanziers von Weiterbildungsmaßnahmen nach wie vor die Unternehmen als Arbeitgeber.
Ob die Kosten für Qualifizierungsmaßnahme vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei übernommen werden können, richtet sich danach, ob die Weiterbildung im betrieblichen Interesse des Unternehmens liegt. Bereichert die Fortbildung hingegen eher einen Mitarbeiter, so ist von einem steuer- und damit auch sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt auszugehen.
Betrieblich oder privat veranlasst
Um festzustellen, ob das Interesse des Unternehmens an der Weiterbildungsmaßnahme überwiegt, kann man sich an folgenden Kriterien orientieren:
- Qualifikation des betreffenden Mitarbeiters: Mit der Weiterbildungsmaßnahme sollen primär die bereits vorhandenen (beruflichen) Kenntnisse aktualisiert, vertieft oder ergänzt werden. Beispielsweise soll der Mitarbeiter gestiegenen oder geänderten Anforderungen gerecht werden.
- Arbeitszeit: Die Qualifizierungsmaßnahme wird – zumindest teilweise – auf die betriebliche Arbeitszeit angerechnet.
- Kostenübernahme: Das Unternehmen übernimmt die Kosten der Maßnahme in vollem Umfang.
Um ein betriebliches Interesse uneingeschränkt zu befürworten, sollten diese Indizien alle zusammen vorliegen.
Besonderheit Sprachkurse
Bedingt durch die zunehmende Globalisierung benötigen alle Unternehmen Mitarbeiter, die sich international verständlich machen können. Daher nehmen Sprachkurse, die von den Unternehmen finanziert werden, stark zu.
Allerdings gilt hier, dass die Kosten für die Fortbildung nur dann steuer- und damit beitragsfrei übernommen werden dürfen, wenn der Mitarbeiter die erworbenen Sprachkenntnisse tatsächlich in seinem Aufgabengebiet benötigt.
Hat ein Unternehmen z. B. Tochterunternehmen in Irland und Frankreich und sollen die Mitarbeiter A und B deren Betreuung unternehmen, so kann das Unternehmen diesen Mitarbeitern entsprechende Fremdsprachenkurse finanzieren. Nehmen an diesem Kurs aber auch noch – aus welchem Grund auch immer – die Mitarbeiter C und D (z. B. aus der Personalabteilung) teil, die im Rahmen ihrer Tätigkeit keine Fremdsprachenkenntnisse benötigen, so stellen die Kurse für diese Mitarbeiter (C und D) einen geldwerten Vorteil dar.
Was darf erstattet werden?
Ist davon auszugehen, dass eine Weiterbildungsmaßnahme im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse stattfindet, kann den betroffenen Mitarbeitern folgende Leistungen nach den Grundsätzen für Dienstreisen (Abschnitt 9.4 Lohnsteuerrichtlinien 2008) steuerfrei (und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung) erstattet werden:
- Fahrtkosten (bei Nutzung des eigenen PKW die Kilometerpauschale bzw. einen entsprechenden Anteil an den tatsächlichen Gesamtkosten des Jahres oder die tatsächlich entstandenen Kosten z. B. für Bahn- oder Taxifahrten)
- Verpflegungskosten in Höhe der Pauschalen (täglich 24 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden, 12 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden, 6 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden)
- Übernachtungskosten (die nachgewiesenen Kosten oder pauschal 20 Euro pro Inlandsübernachtung)
- Reisenebenkosten (z. B. die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck)
Bei längeren Weiterbildungsmaßnahmen ist die 3-Monats-Frist zu beachten. Danach ist der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen nur in den ersten 3 Monaten möglich. Dies gilt wiederum nicht, wenn der Mitarbeiter die auswärtige Bildungsstätte an nicht mehr als 2 Tagen in der Woche aufsucht.