Eine erfolgreiche Präsentation zeigt sich schon am Anfang der Vorbereitung durch eine konkrete Zielsetzung und eine gute Einschätzung des Publikums.
Sie halten demnächst eine Präsentation? Eine schöne und anspruchsvolle Aufgabe, die Ihnen viele Möglichkeiten bieten kann. Es kann sein, dass Sie selbst entscheiden können, was und in welcher Form Sie präsentieren werden. Es kann auch sein, dass Sie von einer anderen Person (von Ihrem Chef) Anweisungen bezüglich Inhalts und Vorführung bekommen. Es ist dann sehr wichtig, dass Sie mit dieser Person genau abklären, zu welchem Zweck die Präsentation gehalten werden soll.
Konkrete Fragen über das Ziel der Präsentation stellen
Um Antworten zu bekommen, die Ihnen Ziele und nicht einfach Wunschvorstellungen liefern, sollten Sie genaue und direkte Fragen stellen:
- „Was wollen wir am Ende der Präsentation erreicht haben?“ Dass wir einen Auftrag bekommen.
- „Welche Rückmeldung wollen wir von den Zuhörern bekommen?“ Dass sie genau das brauchen, was wir in der Präsentation gezeigt haben.
- „Welche Entscheidungen sollen in die Tat umgesetzt werden?“ Dass wir ein gemeinsames Projekt starten.
- „Welche konkreten Maßnahmen ergeben sich aus diesen Entscheidungen?“ Dass wir uns am Mittwoch treffen.
Solche Fragen sollten Sie sich auf jeden Fall stellen, noch bevor Sie mit der Vorbereitung anfangen und auch wenn Sie alleine entscheiden, worüber und wie Sie Ihre Rede halten werden. Warum sind die entsprechenden Antworten so wichtig?
Das Sprichwort : „Wer nicht weiß, wohin er will, braucht sich nicht zu wundern, wenn er ganz woanders ankommt“ zeigt genau, was Ihnen bei einer Präsentation passieren könnte, wenn Sie Ihre Ziele nicht klar definieren! Die wichtigste Überlegung im Fall der Präsentationsziele ist: Das Hauptziel ist nicht das, was Sie Ihrem Publikum sagen und zeigen möchten, sondern das, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen
Tipps für die Formulierung der Präsentationsziele
Definieren Sie genau die Präsentationsziele: Die vier Fragen des vorigen Abschnittes helfen Ihnen dabei. Formulieren Sie diese positiv. Wenn Ihnen spontan ein negativer Satz einfällt, fragen Sie sich: „Was will ich stattdessen?“ Worte wie nicht, nie, nie wieder werden von Ihrem Unterbewusstsein nicht erkannt. „Ich will nicht, dass …“ wirkt dann so wie: „Ich will, dass …“.
Formulieren Sie Ihr Ziel immer in der Gegenwartsform. Jedes Mal, wenn Sie an Ihr Ziel in der Zukunftsform denken, verschiebt sich die Verwirklichung nochmals in die Zukunft und Sie riskieren, dass Sie es nie erreichen!
Formulieren Sie Ihr Ziel als Ergebnis („Ich überzeuge … so, dass sie mich für … engagieren.“)
Setzen Sie sich ein realistisches Ziel, auf das Sie Einfluss haben, auch bezüglich der Zeit, die Sie dafür brauchen. („Ich beende meinen Teil des Projektes im Herbst“ ist ein realistisch formuliertes Ziel, mit einer von Ihnen genau definierten Fristangabe.)
Definieren Sie Kriterien, woran Sie erkennen, dass Sie das Ziel erreicht haben „Woran erkenne ich, das ich mein Ziel erreicht habe?“ Daran, dass nach der Präsentation die Entscheider sich verbindlich über einen Auftrag äußern und einen konkreten Termin nennen.
Das Publikum – die Zuhörer und ihre Erwartungen
Nachdem Sie Ihre Ziele formuliert haben und bevor Sie sich mit den Inhalten Ihrer Präsentation befassen, fragen Sie sich noch Folgendes: „Wer sind meine Zuhörer?“ „Was erwarten sie von mir?“
Die Antwort auf diese Fragen ist sehr wichtig für den Erfolg Ihrer Präsentation. Wie wollen Sie sonst Ihr Publikum überzeugen oder sogar begeistern, wenn Sie nicht einmal wissen, wer die Zuhörer sind, wofür sie sich interessieren und wovon sie sich angesprochen fühlen?
Dass Sie zuerst über Ihr Publikum mehr wissen sollten und danach an die Inhalte der Präsentation denken, hat deswegen Sinn, weil diese voneinander abhängig sind. Sie werden sich viel Zeit und Mühe bei der Vorbereitung (und auch Enttäuschungen bei der Präsentation) ersparen, wenn Sie sich über folgende Punkte Gedanken machen und die entsprechenden Informationen im Voraus sammeln.
Checkliste Zuhörerprofile
Die Zuhörer sind vorwiegend: Entscheider, Techniker, EDV-Leute, Verkäufer, Personalleiter, Kollegen, eine gemischte Gruppe, wer sonst?
Die Zuhörer interessieren sich hauptsächlich für aktuelle Informationen (Daten und Fakten), Lösungen zu bestimmten Problemen, Produkte/Dienstleistungen, Sonstiges?
Die Zuhörer haben folgende Vorkenntnisse und Erfahrungen oder sind: geringe oder keine, mittlere, Profi-Level, gemischt, Berufsanfänger, erfahrene und gestandene Leute, eine gemischte Gruppe?
Die Zuhörer sind im Allgemeinen: Mehr theoretisch oder praktisch denkend? Kreativ und innovativ oder eher konservativ? Aufgaben- oder menschenorientiert? Sonstige wichtige Eigenschaften?
Sie brauchen nur noch die entsprechenden Informationen einzuholen: Sie kontaktieren etwa jene Teilnehmer, die Sie schon kennen oder Sie sprechen mit Kollegen, die einige Teilnehmer kennen oder vor dieser Gruppe eine Präsentation schon gehalten haben.
Sie recherchieren sonst im Internet: Das ist mit Sicherheit der schnellste Weg, um detaillierte Informationen über Firmen und einzelne Leute zu bekommen. Suchen Sie dort nach Kurzportraits, Berichten, Vorstandsreden und Firmenpräsentationen. Damit haben Sie einen Eindruck von Ihrem zukünftigen Publikum gewonnen und können schon einige Ideen für Ihre Präsentation notieren, die spezifisch auf diese Gruppe zugeschnitten sind.