So führen Sie optimale Gespräche. Ein Gespräch ist die Brücke zwischen zwei Menschen. Folgende Aspekte helfen Ihnen, sich optimal auf ein Gespräch vorzubereiten.
Ein wichtiges Gespräch steht Ihnen bevor. Sie sind etwas nervös, da das Reden nicht gerade zu Ihren Stärken gehört. Sie wollen Ihren Gesprächspartner von Ihrem Anliegen überzeugen. Damit Sie im Gespräch punkten können, sollten Sie einige Tipps und Tricks beherzigen.
Festlegung des Gesprächszieles
Egal, mit wem Sie kommunizieren wollen: Sie sollten sich vor einem wichtigen Gespräch immer darüber im Klaren sein, was Sie von Ihrem Gesprächspartner wollen. Denn nur wenn Sie ein konkretes Ziel vor Augen haben, können Sie sich auch optimal auf das Gespräch vorbereiten. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass Ihr Ziel so konkret und realistisch wie möglich ist. Überlegen Sie sich Ihr Ziel genau. Was wollen Sie wirklich von Ihrem Gesprächspartner? Wollen Sie einen guten Rat? Wollen Sie Kritik äußern? Oder wollen Sie nur eine Bestätigung für Ihre ohnehin schon feststehenden Überzeugungen?
Gesprächstypen
Man unterscheidet verschiedene Gesprächsanlässe. Jeder Gesprächsteilnehmer ist auch Redner, der jeweils einen oder mehrere Redetypen beherrschen sollte. Es gibt die so genannte Überzeugungsrede, bei der Sie jemanden von Ihrem Anliegen überzeugen müssen oder ihn zu einem bestimmten Handeln oder Unterlassen bewegen, wie etwa das Plädoyer eines Anwalts.
Bei der so genannten Informationsrede, auch Sachvortrag genannt, ist das Ziel die Darstellung und Klärung von Sachverhalten sowie die Informations- und Wissensvermittlung, wie etwa beim Unterrichten in der Schule. Die Gelegenheitsrede hingegen wird dann gehalten, wenn ein bestimmter Anlass durch den Redner gewürdigt werden soll, wie etwa bei Geburtstagen oder einer Hochzeit.
Zeitpunkt und Ort
Wichtig ist, dass Sie bei Ihrem Anliegen den richtigen Zeitpunkt und Ort wählen. Andernfalls bringen Sie sich selbst oder Ihren Gesprächspartner in Verlegenheit, wenn nicht gar in Bedrängnis. Klären Sie daher unbedingt vor dem Gespräch, wann es Ihnen und Ihrem Gesprächspartner am besten passt. Es bringt weder Ihnen noch Ihrem Gesprächspartner etwas, wenn Sie Ihren Gesprächspartner überrumpeln. Am besten kündigen Sie Ihr Gespräch, je nach Wichtigkeit der Sache, ein paar Stunden oder ein paar Tage vorher an und bitten höflich um einen Termin. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner auch mit, wie lange das Gespräch wahrscheinlich dauern wird. Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in einem störungsfreien, ruhigen, hellen und trockenen Umfeld stattfinden wird.
Der Gesprächsbeginn
Ein guter Einstieg ist entscheidend für Ihren Gesprächsverlauf. Sie sollten in dieser Phase einen möglichst positiven Eindruck bei Ihrem Gegenüber schaffen. Dazu gehört, dass Sie ihn korrekt und freundlich begrüßen. Hier kann man sich des Small-Talks bedienen. Reden Sie ruhig über Ihre Anfahrt, das Wetter oder sonstige allgemeine Fragen. Manchmal hilft auch das Anbieten eines Kaffees, um die Situation zu entspannen. Falls Sie Ihr Gegenüber bereits kennen, fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus. Wenn Sie in der Kernphase des Gesprächs Kritik äußern wollen, empfiehlt es sich, dass Sie Ihr Gegenüber erst einmal positiv einstimmen, etwa durch ein Lob für seine einwandfrei erbrachten Leistungen, um nachträglich konstruktiv Ihre Kritik zu bestimmten Aspekten zu äußern.
Authentizität während des Gesprächs
Wenn Sie von Ihrem Gegenüber ernst genommen werden wollen, sollten Sie ihm zu verstehen geben, dass Sie felsenfest und sicher hinter Ihren Standpunkten stehen. Wichtig ist, dass Sie in jeder Phase des Gesprächs authentisch bleiben. Dies gelingt Ihnen dann am besten, wenn Sie gegenüber Ihrem Gesprächspartner möglichst offen und klar in der Sache bleiben. Sie sollten Ihrem Gegenüber die wesentlichen Informationen, die es zum Verständnis Ihres Anliegens braucht, nicht vorenthalten. Wenn Ihr Gegenüber Einwände hervorbringt, sollten Sie diese nicht ignorieren und auf jedes von ihm vorgetragene Argument eingehen und es gegebenenfalls entkräften können.
Der Andere ist Gesprächspartner, nicht Gegner
Stimmen Sie sich positiv auf Ihren Gesprächspartner ein und betrachten Sie ihn als Partner, nicht als Gegner. Das Gespräch ist schließlich kein Kampf, sondern eine Situation, an der Sie wachsen und von der Sie bestenfalls beide profitieren können. Gehen Sie lächelnd auf Ihren Gesprächspartner zu und geben Sie ihm die Hand. Der optimale Händedruck sollte hierbei weder zu hart noch zu lasch sein. Schauen Sie Ihrem Gegenüber während des Gesprächs in die Augen und halten Sie einen konzentrierten Blickkontakt. Falls es sich um ein sehr ernstes Thema handelt, lächeln Sie jedoch besser nicht allzu oft. Dies könnte bei ernsten Anlässen leicht als Sarkasmus gedeutet werden oder künstlich wirken.
Ich-Botschaften
Ihre Sachkompetenz sollten Sie mit Ich-Botschaften kommunizieren. Das unpersönliche „Man“ sowie zu häufige Du- oder Sie-Botschaften sollten Sie möglichst vermeiden, denn eine solche Kommunikation wirkt leicht autoritär und bürokratisch. Das Gleiche gilt für Pauschalierungen und Schuldzuweisungen. Durch Ich-Botschaften hingegen signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie es als Person ernst nehmen und dass es sich letztlich um Ihre Sicht der Dinge handelt. Sie teilen Ihrem Gegenüber mit, wie Sie selbst die Situation erleben, so dass der Andere dann angemessen darauf reagieren kann.
Beispiel für eine Ich-Botschaft
Ich -Botschaft : “ Ich hatte Sie so verstanden, dass es Ihnen lieber wäre, wenn Sie weniger arbeiten würden. Ich finde daher, dass Sie weniger arbeiten sollten und zwar deshalb, weil…“ anstatt “ Sie arbeiten immer zu viel. Sie sollten weniger arbeiten.“
Weitere wichtige Aspekte
Weiterhin äußern Sie gegenüber Ihrem Gegenüber Wertschätzung und Respekt, indem Sie aktiv zuhören und gezielt nachfragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben oder Ihr Gegenüber sich unklar ausgedrückt hat. Sie sollten daneben nicht allzu ausschweifend auf die Fragestellungen Ihres Gegenübers antworten. Geben Sie Feedback und reformulieren Sie, d. h. geben Sie das, was Ihr Gegenüber sagt, mit Ihren eigenen Worten wieder, um für sich selbst und ihn den Informationsstand des Gespräches zusammenzufassen. Vermeiden Sie lange Schachtelsätze und allzu häufige Substantivierungen. Versuchen Sie, Ihr Anliegen möglichst präzise zu skizzieren, so dass Ihr Gegenüber genau darauf eingehen kann. Am besten verwenden Sie Beispiele, um einen Sachverhalt so lebendig wie möglich zu präsentieren.
Das Ende des Gesprächs
Das Ende des Gespräches dient häufig dazu, die Ergebnisse für beide Gesprächspartner zu formulieren und zu sichern. In einem Ausblick werden die Konsequenzen der getroffenen Ergebnisse festgehalten. Wichtig ist wiederum, dass Sie im Hinblick auf das vereinbarte Ziel auseinander gehen und dass für alle Beteiligten klar ist, welchen Wert das Gespräch für sie hatte. Sie stellen fest, ob Sie ihr individuelles Gesprächsziel erreicht haben und ob Sie mit den erreichten Zielen zufrieden sind. Für die Zukunft wissen Sie dann, welche Aspekte mehr berücksichtigt werden müssen.