Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Struktur können nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter steigern.
Wie der Mediziner und Kabarettist Dr. Eckhart von Hirschhausen in seinem Bestseller „Glück kommt selten allein …“ feststellt, wird in vielen deutschen Unternehmen fälschlicherweise immer noch davon ausgegangen, dass nur die ständige Präsenz im Büro inklusive einer Reihe von Überstunden ein Zeichen für gute und effiziente Arbeit sind. Er belegt dies am Beispiel eines Anwalts, der nur noch drei Tage pro Woche ins Büro ging und an den übrigen zwei Tagen Homeoffice machte, sich um den Haushalt und seine Tochter kümmerte. Anfangs standen die Kollegen dem sehr skeptisch gegenüber mit dem Argument, dass er doch ständig für jedermann erreichbar sein müsse und Homeoffice nicht gerade zur Steigerung der Produktivität beiträgt. Wie sich jedoch herausstellte, hat eben jener Anwalt in den drei Tagen, in denen er im Büro war, und seinen zwei Tagen Homeoffice mehr geleistet und geschafft als die Kollegen, die fünf Tage pro Woche teilweise bis in die Nacht in Meetings hockten.
Arbeitsabläufe entzerren
Es ist durchaus sinnvoll, wenn bestimmte Dinge in einem Büro dokumentiert werden und wenn ein Vorgesetzter noch einmal die finale Endkontrolle eines etwaigen Schriftstücks übernimmt – egal, ob es sich um normale Geschäftskorrespondenz, eine Stellungnahme oder ein Gutachten handelt. Es stellt sich jedoch die Frage, ob ein und dasselbe Schreiben erst quer durch die Abteilung gehen muss und ob die Sekretärin nach einer geringfügigen Änderung eines Satzes diesen auch noch zur finalen Endkontrolle durch mehrere Vorgesetzte vorlegen muss. In der Zeit, in der das Schreiben erst bei mindestens vier fachlichen Mitarbeitern und dem Vorgesetzten gelandet ist, jeder seinen Senf dazu gegeben hat und dann noch einmal geringfügigste Änderungen kontrolliert werden, könnte jeder der involvierten Mitarbeiter schon weitere Aufgaben erledigt haben.
Ähnliches gilt für die Büromaterialbestellung: Es wäre am besten, wenn die Sekretärin dies ohne Zwischenschaltung weiterer Vorgesetzter selbst erledigen könnte, da sie den besten Überblick darüber hat, wie die Bestände aussehen, von welchen Materialien ein größerer Verbrauch zu erwarten ist und so weiter. Stattdessen müssen selbst derartig simple Bestellungen oft noch von mindestens einem Vorgesetzten abgesegnet werden.
Ablage: wie viel ist sinnvoll?
Mit dem elektronischen Zeitalter sollte eigentlich das papierlose Büro Einzug gehalten haben, da im Rahmen dessen alles noch in elektronischer Form auf Servern oder anderen Datenträgern gespeichert ist. Stattdessen werden mehr und mehr Aktenordner mit handschriftlichen Entwürfen, getippten Entwürfen, Korrekturen der Korrektur von der Korrektur und Ähnlichem gefüllt. Es stellt sich die Frage, inwieweit dies überhaupt noch zielführend und etwaigen Dokumentationszwecken dienlich ist. Anstatt direkt zum final versendeten Schreiben vorzustoßen, das dem Kunden übermittelt wurde, muss sich der Mitarbeiter erst durch allen anderen Müll wie -zigfach geänderte Entwürfe kämpfen.
Abgesehen davon, dass hiermit unnötig Aktenordner gefüllt werden, ist Ablage eine jener Aufgaben, die auch Sekretärinnen und Assistentinnen mitunter von wesentlich wichtigeren Aufgaben wie der Organisation von Meetings und Reisen, der Korrespondenzerstellung, Kassenabrechnung oder der Aktualisierung von Statistiken abhält.
Eine effiziente Ablage zeichnet sich eher dadurch aus, dass die wesentlichen Vorgänge dokumentiert werden wie Aktennotizen zu einem Telefonat, das einen bestimmten Sachverhalt betrifft, und das finale diesbezügliche Schreiben, das dem Kunden zugeschickt wurde.
Demotivation der Mitarbeiter
Wenn erst jede Kleinigkeit stundenlang in Meetings ausdiskutiert wird beziehungsweise die Sekretärin sogar ein ansonsten fehlerfreies Schreiben wegen eines geänderten Worts ihrem Vorgesetzten nochmals zur finalen Absegnung vorlegen muss, führt dies ganz schnell zu Demotivation der Mitarbeiter. Viele Kollegen empfinden stundenlange Meetings als wenig produktiv und eher als sinnentleertes Schaulaufen mancher Vorgesetzter, viele Sekretärinnen und Assistentinnen fragen sich mittlerweile, ob ihr Vorgesetzter ihnen noch nicht einmal zutraut, ohne jedwede Kontrolle selbstständig ein Wort oder einen Satz zu ändern.
Die Übertragung von zu wenig Verantwortung und dem damit einhergehenden Misstrauensbeweis des Vorgesetzten („Wenn ich nicht alles kontrolliere, läuft ohnehin nichts!“) führt auf Dauer zu beruflicher Unzufriedenheit.
Machen viele Überstunden einen guten Mitarbeiter aus?
Oft werden diese pauschal als überdurchschnittlicher Einsatz gewertet, auch wenn die üblichen acht Stunden Arbeitszeit für die Kontrolle durch Vorgesetzte und zum Teil überflüssige Besprechungen draufgegangen ist, so dass die Erledigung anderer wichtiger Aufgaben zwangsweise auf die Zeit nach dem eigentlichen Feierabend verlegt werden muss, so dass Überstunden nicht immer für überdurchschnittliches Engagement, sondern eher für schlechtes Zeitmanagement innerhalb der Unternehmensstruktur sprechen.
Manche Vorgesetzte behaupten sogar, dass Überstunden in einigen Fällen eher ein Zeichen dafür ist, dass sich ein Mitarbeiter seine Zeit nicht sinnvoll einteilen kann oder zu langsam im Denken und Handeln ist. Das mag zutreffen, leider gibt es jedoch auch Vorgesetzte, denen erst drei Minuten vor Feierabend einfällt, dass ein bestimmtes Schreiben eigentlich schon vorgestern hätte beim Kunden oder Mandanten sein müssen. Teilweise handelt es sich schlichtweg um Schikane, teilweise aber auch um schlechtes Zeitmanagement des Vorgesetzten.