Wie Sie im Einklang mit dem Rhythmus der inneren Uhr arbeiten können und dadurch Ihre Leistungsfähigkeit optimal nutzen.
Wer wünscht sich das nicht? Hellwach und konzentriert arbeiten zu können und mit Leichtigkeit Höchstleistungen zu bringen. Damit dies jederzeit gelingt, müsste man stets im Einklang mit der eigenen inneren Uhr arbeiten. Das ist in der Form nur möglich für diejenigen, die sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen können, also Freiberufler, Heimarbeiter, Studenten. Für die meisten Menschen ist dies nur begrenzt machbar. Trotzdem lohnt es sich, auch bei vorgegebenen Arbeitszeiten, die Hochs der Leistungsfähigkeit zu kennen und sie für wichtige Tätigkeiten zu nutzen.
Innere Uhr und Höhepunkte der Leistungsfähigkeit
Die innere Uhr bestimmt alle biologischen Rhythmen unseres Körpers. Dazu gehören zum Beispiel die Körperkraft, die Stimmung, das Schmerzempfinden und der Schlaf-Wach-Rhythmus. Auch die Veränderungen der Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages werden von der inneren Uhr gesteuert. Die tägliche Kurve der geistigen Leistungsfähigkeit zeigt dabei zwei deutliche Höhepunkte:
- Für schöpferisches Denken – am frühen Vormittag zwischen 9.00 und 11.00 Uhr
- Für Lernen und Gedächtnis – am späten Nachmittag zwischen 16.00 und 18.00 Uhr
In diesen Zeiten ist man zu Spitzenleistungen fähig. Dazwischen liegt das mittägliche Leistungsstief, was meistens für Schwierigkeiten beim konzentrierten Arbeiten sorgt.
Den eigenen biologischen Rhythmus herausfinden
Bei ausgeprägten Morgenmenschen (Lerchen) und Nachtmenschen (Eulen) verschieben sich diese Schwankungen in der Leistungsfähigkeit um ein bis zwei Stunden nach vorn bzw. nach hinten.
Um herauszufinden, ob die eigene innere Uhr dem häufigeren Mittelmaß folgt oder ob man eher zu den Frühaufstehern oder Nachteulen gehört, braucht man ein freies Wochenende, an dem man ungehindert ausschlafen kann. Noch besser funktioniert der Test mit einer Woche Urlaub. In der Zeit steht man auf, wenn man sich ausgeschlafen fühlt und geht zu Bett, wenn man müde ist. Die Tendenz, welchem Rhythmus der Körper folgen will, wird meistens innerhalb weniger Tage deutlich.
Natürlich kann man sich auch während der Arbeit beobachten, wann sich am Vormittag oder Nachmittag die besten Leistungen zeigen. Allerdings kommen tagsüber so manche Schwankungen der Leistungsfähigkeit und Konzentration durch äußere Einflüsse zustande: Ein schweres Mittagessen macht länger müde, der Ärger mit dem Chef stört die Konzentration und Kaffee oder Tee sorgen für einen zusätzlichen Leistungskick.
Die innere Uhr und die Arbeit in Einklang bringen
Um die Leistungsfähigkeit mit der eigenen Arbeit in Einklang zu bringen, gibt es sicher mehrere Möglichkeiten. Dabei sind die Extreme wie ein strikter Zeitplan oder das Arbeiten nur nach Lust und Laune am störanfälligsten. Am besten bewährt hat sich im Zeitmanagement ein flexibler Plan, in dem auch Platz ist für Unvorhergesehenes und Freiräume. Daher sollte man für alle Tätigkeiten großzügig Zeit einplanen.
1. Analyse: Welche Tätigkeiten gehören zur Arbeit?
Überlegen Sie, welche Hauptbereiche Ihre Arbeit ausmachen und was täglich erledigt werden muss. Zum Beispiel:
- Produktive und kreative Tätigkeiten: Texte schreiben, Workshops ausarbeiten, Problemlösungen, Strategien entwickeln
- Neue Informationen aufnehmen: Lesen, Lernen, Recherchieren
- Planung und Organisation: Ziele setzen, Termine machen
- Routinearbeiten: Büroarbeiten, Telefonieren, Emails bearbeiten,
- Kontakte: Termine wahrnehmen, Kundengespräche führen, Akquisen
- Networking: Zeit für Chats, Foren, kollegialen Austausch
- Pausen
2. Die besten Zeiträume für die Arbeit auswählen
Skizzieren Sie einen Stundenplan mit Ihrer Arbeitszeit und markieren Sie, am besten in unterschiedlichen Farben, die Zeiten, in denen Ihr Leistungshoch, Ihre mittlere Leistungsfähigkeit und niedrige Leistungsfähigkeit liegen.
Schätzen Sie ab, für welche Arbeiten Sie die höchste Konzentration benötigen und welche Tätigkeiten die meiste Kreativität erfordern. Diese Aufgaben gehören in die Leistungshochs des Vormittags und des Nachmittags. Machen Sie nun das Gleiche mit den Arbeiten, die Sie in den Zeiten der Leistungstiefs erledigen können. Ordnen Sie dann die übrigen Tätigkeiten in die noch freien Zeiten des Stundenplans ein.
Hilfreich kann bei diesem Vorgehen auch die Frage sein: Wann würde ich was am liebsten machen? Oder, falls die theoretische Planung für Sie schwierig ist, probieren Sie die Haupttätigkeiten Ihrer Arbeit zu unterschiedlichen Zeitpunkten aus.
3. Anpassung: Wie flexibel ist Ihr Zeitplan?
Zum Schluss geht es darum, zu überprüfen, ob der Plan alltagstauglich ist. Selten stimmt die Planung sofort, meistens braucht man mehrere Versuche. Geduld ist also angesagt. Halten Sie in den ersten Tagen fest, was gut geht und nach den ersten zwei Wochen, was sich bewährt hat.
Einer der größten Energieräuber ist es, verbissen an Plänen festzuhalten. Wenn Sie immer wieder Widerstand spüren, eine Arbeit zu dem vorgesehenen Zeitpunkt zu erledigen, nehmen Sie Ihr Gefühl ernst, statt den Widerstand zu bekämpfen. Vermutlich stimmt der Zeitpunkt für die Arbeit dann noch nicht.
Flexibilität bedeutet auch, offen zu bleiben für Kompromisse, ohne das Gerüst des Planes zu verlassen. Sonst wird es schwierig mit Fortbildungen, Reisen, Abendveranstaltungen und all den Dingen, die den Zeitplan für ein, zwei Tage unmöglich machen.