Die Korrespondenz per E-Mail hat in den meisten Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewonnen. Oft werden hierbei jedoch einige grundsätzliche Regeln nicht beachtet.
Eine E-Mail bietet gegenüber Briefen den Vorteil, dass sie den Empfänger wesentlich schneller erreicht als ein Schreiben, das auf dem normalen Postweg oder bestenfalls per Kurier versendet wird. Viele Arbeitnehmer gehen jedoch fälschlicherweise davon aus, dass sie an Stil und Etikette bei einer Mail nicht die gleichen hohen Ansprüche stellen müssen wie an einen Geschäftsbrief.
Übermäßige Verwendung von Abkürzungen
Werden in einem Geschäftsbrief oder -fax wichtige Informationen und/oder Dokumente mit der Bitte angefordert, diese möglichst schnell zu übersenden oder zur Verfügung zu stellen, wird dies meist folgendermaßen formuliert:
- „Wir bitten Sie, uns die noch fehlenden Unterlagen möglichst schnell zukommen zu lassen.“
- „Wir bitten Sie um die umgehende Zusendung der noch fehlenden Dokumente.“
In E-Mails ist jedoch häufig der folgende lapidare Satz zu finden: „Bitte senden Sie uns die noch fehlenden Dokumente asap.“
„Asap“ steht für „as soon as possible“, also für „so schnell wie möglich“. Selbst bei Kollegen, mit denen man enger zusammenarbeitet und zu denen man ein gutes Verhältnis pflegt, ist dies schon nicht der beste Stil, noch viel weniger jedoch bei Vorgesetzten und externen Ansprechpartnern. Derartige Formulierungen können den Eindruck von Flapsigkeit, mangelnder Disziplin und schlechten Umgangsformen erwecken.
Weitere, häufig verwendete, aber nicht sehr beliebte Abkürzungen in der Geschäftskorrespondenz per Mail sind „SgDuH“ (Sehr geehrte Damen und Herren), MfG (Mit freundlichen Grüßen), VG (Viele Grüße). In privaten Mails ist es durchaus üblich, mit VG oder LG (Liebe Grüße) zu unterschreiben, in beruflichen Zusammenhängen ist die Verwendung solcher Abkürzungen jedoch absolut tabu. Insbesondere die Anrede „SgDuH“ zeugt von sehr schlechtem Stil, denn selbst bei privaten Mails schreibt man zumindest entweder ein kurzes Hallo oder spricht denjenigen sogar mit seinem (Spitz-)Namen an.
Rechtschreibung und Grammatik
Während Geschäftsbriefe in der Regel mehrfach auf Rechtschreib-, Tipp- und Grammatikfehler überprüft werden, findet diese kritische Qualitätskontrolle bei E-Mails meist nicht statt. Der Text der Mail wird einmal flüchtig überflogen und dann wird die E-Mail versendet. Vergleiche haben ergeben, dass in Mails viel häufiger Fehler zu finden sind als in Briefen oder Faxen.
Die Länge von Mails
Generell gilt: Alle geschäftlichen Dinge, die sich nicht mit einem Zwei- bis Dreizeiler erklären lassen, sollten separat in einem Word-Dokument erläutert und an die E-Mail angehängt werden, zumal in Word viel mehr und vor allem viel bessere Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen als in einer Mail. Es macht keinen guten Eindruck und ermüdet den Leser sehr schnell, wenn er am Bildschirm oder im Ausdruck einen komplexen Sachverhalt ohne irgendwelche nennenswerten Formatierungen, die den Text optisch auflockern beziehungsweise wichtige Passagen betonen, lesen muss.
Selbstverständlich sollte ein Mail-Anhang nicht einfach ohne einen erklärenden Dreizeiler verschickt werden, es sei denn, man hat mit seinem Ansprechpartner vorher telefonisch vereinbart, dass man ihm das gewünschte Dokument gleich kommentarlos zumailen werde. Eine Zusendung von Dateien ohne kurze Begrüßung und Erläuterung macht keinen guten Eindruck, insbesondere, wenn sich Sender und Empfänger der Mail nicht oder kaum kennen.
Beziehung zum Empfänger der Mail beachten
Selbstverständlich unterscheiden sich private Mails in Form und Inhalt erheblich von geschäftlichen. Dennoch sollte die Beziehung zwischen Sender und Empfänger betrachtet werden. Bei Kollegen, mit denen man eng zusammenarbeitet und mit denen man sich gut versteht, muss man eine E-Mail natürlich nicht übertrieben geschäftsmäßig gestalten. Bei Vorgesetzten und externen Ansprechpartnern (Kunden, Lieferanten, Bewerbern und so weiter) sollten jedoch die gleichen Höflichkeitsregeln Anwendung finden wie bei Geschäftskorrespondenz in Papierform. Auch mit Anreden wie „Hallo“ und „Hi“ sollte man zumindest anfangs sparsam umgehen, insbesondere, wenn man den Empfänger der Mail nicht kennt und somit nicht weiß, ob er eher einen lockeren oder einen steiferen Umgangston pflegt.