Wer einige Tipps beherzigt, macht die E-Mail im Büro schneller, besser und sicherer. So mailen Sie für Ihre Karriere und ein gutes Arbeitsklima.
Damit die E-Mail im Job gut funktioniert, sollte sie außerdem immer gut in den Arbeitsprozess integriert sein: Beantworten Sie elektronische Nachrichten genauso zuverlässig wie Briefpost oder Fax. Das heißt, dass auch für die Bearbeitung der elektronischen Post Zeit eingeplant werden muss.
Erst mal in die Sammelstelle
Wichtig ist auch, dass nicht persönlich adressierte Mails in der Firma erst einmal an eine zentrale „Sammelstelle“ und nicht direkt in die Mailbox der einzelnen Mitarbeiter gehen, wo sie vielleicht bis zum St. Nimmerleinstag liegen bleiben. Eine klare Kompetenzverteilung sorgt dafür, dass einlangende E-Mails durch fix dafür verantwortliche Kollegen betreut werden. Sie schauen sich mindestens einmal pro Tag alle einlangenden Nachrichten an, sortieren und beantworten sie nach Möglichkeit. Komplexe Fragen laufen als „Chefsache“ weiter.
Sagen, wann man weg ist
Bei längerer Abwesenheit informiert am besten eine automatisch erzeugte Nachricht den Empfänger über die Dauer und den Grund der Abwesenheit.
Motivieren statt motzen
Geht Ihnen das Mailen im Job auf die Nerven? Dann überlegen Sie doch mal, ob Sie E-Mail-Kontakte nicht stärker als Chance denn als lästige Pflicht oder gar Störung sehen können
Schöner mailen
Die Antworten auf E-Mails sollten personalisiert (zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Müller“), höflich, umfassend und leicht verständlich sein. Und natürlich sollte die Rechtschreibung korrekt sein.
An den Betreff denken
Das „Subject“-Feld sollte immer genützt werden. Es hilft dem Empfänger dabei, eingehende Nachrichten nach Thema und Dringlichkeit zu sortieren.
Mailen mit doppeltem Netz
Sehr dringliche Meldungen sollten Sie besser nicht nur per Mail losschicken, da technische Störungen Verzögerungen von mehreren Tagen bringen können. Auch das Anfordern einer Empfangsbestätigung hilft dabei, wichtige Nachrichten sicher zu versenden.
Trennen Sie Beruf und Privatleben!
Beim Mailen ist es besser, Berufliches und Privates strikt zu trennen. Das verringert auch die Gefahr eines peinlichen Irrläufers, wie ihn etwa zwei Angestellte der Zentrale der Nürnberger Bundesagentur für Arbeit erlebten. Die beiden jungen Frauen tauschten sich per E-Mail über ihre Sex-Erlebnisse aus. Dabei passierte einer von ihnen ein verhängnisvoller Fehler: Als Empfänger der sehr privaten Mitteilung klickte die 21-Jährige versehentlich den E-Mail-Verteiler ihrer ganzen Abteilung an. Diese amüsierten sich über die pikanten Details und schickten die „Sex-Mail“ gleich an Freunde und Bekannte weiter.
Nicht zuviel reinpacken
Umfangreiche, datenintensive E-Mails können die Leitungskapazitäten des Empfängers sprengen und sollten daher nur nach Absprache verschickt werden. Denken Sie daran, dass E-Mails im RTF-Format keine Makroviren übertragen können. Mit Exe-Dateien haben die meisten E-Mail-Empfänger keine Freude. Jedes ausführbare Störprogramm kann enorme Schäden auf ihrem Rechner anrichten. Derartige Anhänge daher nur nach vorheriger Absprache versenden!