Reibungslose Abläufe geschäftlicher Meetings beeinflussen deren Erfolg. Gute Ausstattung und Organisation des Besprechungszimmers vorab sind unumgänglich.
Gerade in der Wirtschaft gilt das Motto „Zeit ist Geld“. Auch Besprechungen und geschäftliche Meetings sollen so schnell und effizient wie möglich über die Bühne gehen. Um Rahmenbedingungen zu schaffen, die aus organisatorischer Sicht einen reibungslosen Ablauf gewährleisten, gilt es einige Aspekte zu beachten.
Alles an seinem Platz – die Grundausstattung eines Besprechungszimmers
Damit keine Zeit verloren geht, sollte der Besprechungsraum standardmäßig bereits entsprechend ausgestattet sein. Je nach den betrieblichen Bedürfnissen sollte – neben Tisch und Stühlen – folgendes Equipment nicht fehlen:
- Flipchart zum für alle Teilnehmer sichtbaren Aufzeichnen von Notizen oder Stichpunkten,
- Stifte für die Flipchart (besonders geeignet sind Eddings),
- Laptop oder PC zur Vorführung von Präsentationen oder für den Protokollanten,
- Beamer zur Veranschaulichung von Dateien oder Präsentationen auf dem PC für alle Teilnehmer,
- Leinwand als Projektionsfläche für den Beamer,
- abschließbarer Schrank, damit die Technik vor Ort sicher verstaut werden kann,
- Telefon um Kollegen dazu zu rufen oder Kaffeenachschub im Sekretariat anzufordern.
Grundversorgt werden müssen die Sitzungsteilnehmer zudem mit:
- Blöcken, um sich persönliche Notizen zu machen,
- Stiften,
- Getränken,
- Gläsern,
- Keksen oder Schnittchen, je nach Dauer des Meetings.
Vorbereitung von Besprechungen – der Vorab-Check
Für das Besprechungszimmer ist meist die Assistentin oder Sekretärin zuständig. Wichtig ist, dass bei ihr alle Termine, die in dem Raum stattfinden sollen, zusammenlaufen. Nur so kann vorausgesetzt werden, dass hier immer alles tip top vorbereitet ist. Besonders zu beachten sind beim Vorab-Check
- Funktionsfähigkeit technischer Gerätschaften,
- Vorhandensein von ausreichend Papier und Stiften, sowohl für die Flipchart als auch für persönliche Notizen der Besprechungsteilnehmer,
- Vorhandensein von sauberen Gläsern,
- Bereitstellen von Getränken, an heißen Tagen auch gekühlt,
- wird etwas zu Essen benötigt (Dauer des Zusammentreffens beachten)?
- allgemeine Ordnung herstellen (Müll entsorgen, Stühle geraderücken, Tisch abwischen),
- Lüften.
Angenehme Atmosphäre in Besprechungsräumen schaffen
In Besprechungsräumen werden zum Teil etliche Stunden oder gar Tage verbracht, deshalb sollte man auch dort den Mitarbeitern und Geschäftspartnern einen möglichst angenehmen Aufenthalt bescheren. Schon mit wenigen Details können kahle, zweckmäßige Büroräume freundlicher gestaltet werden. Ein entscheidendes Hilfsmittel sind hier Pflanzen. Sie sehen nicht nur schön aus, sondern verfügen über förderliche Eigenschaften wie die Produktion von Sauerstoff, Reinigung der Luft oder positive Beeinflussung des Gemüts auf Grund der reinen Optik. Einige Pflanzen sind gerade hierfür besonders gut geeignet.
Mit Bildern schafft man ebenfalls eine angenehme Atmosphäre. Die Motive sollten dazu allerdings ansprechend sein und nicht zu stark polarisieren. Möglicherweise haben sie sogar etwas mit der entsprechenden Branche des Unternehmens zu tun, etwa tolle Häuser, die das Architekturbüro geplant hat, besondere Autos, die in der eigenen Fertigung entstanden sind, oder die Gesichter schöner Menschen in einer Modelagentur. Findet jedoch ein Meeting in einem Schlachtbetrieb statt, empfiehlt es sich, auf branchenfremde Fotos oder Gemälde zurückzugreifen.
Besondere Extras für Ihre Geschäftspartner
Eine besondere Annehmlichkeit, mit deren Hilfe Sie sicherlich positiv auffallen, sind persönlich zusammengestellte Mappen mit Informationen über Ihr Unternehmen oder das zu besprechende Projekt für jeden Sitzungsteilnehmer. Diesen können Sie zusätzlich einen Notizblock und Kugelschreiber mit Ihrem Firmenlogo versehen beifügen. Die Visitenkarte des jeweils zuständigen Ansprechpartners darf selbstverständlich nicht fehlen. All diese Produkte sind inzwischen mit ein paar Klicks bei Onlinedruckereien im Internet preisgünstig erhältlich.