Einfache Tipps für eine stilvolle Formatierung.
Mit der richtigen Formatierung können Sie Ihre Briefe am Computer nicht nur schneller erstellen, sondern auch so aufpeppen, dass sie intensiver gelesen werden. Dazu müssen Sie nicht einmal ein Computerexperte sein, denn diese Formatierung ist einfach und mit wenigen Handgriffen zu erledigen.
Markieren Sie zuerst
Bevor Sie einen Text formatieren können, müssen Sie das entsprechende Wort, die Zeile oder den Absatz markieren. Dies können Sie auf verschiedene Weise tun. Gehen Sie mit der Maus auf das erste Zeichen, das markiert werden soll. Drücken Sie dann die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt, während Sie sie so weit ziehen, wie Sie formatieren möchten. Alternativ können Sie auch die erste Stelle im Text anklicken, die SHIFT-Taste gedrückt halten und die letzte Stelle des gewünschten Markierungsbereich anklicken.
Wenn die Markierung geklappt hat, ist der Text schwarz hinterlegt. Möchten Sie dagegen nur ein einzelnes Wort markieren, ist es einfacher, mit dem Pfeil darauf zu gehen und es mit der linken Maustaste doppelt anzuklicken.
Verändern Sie die Schrift
In Ihren Briefen sollten Sie wichtige Termine und Daten besonders hervorheben, damit sie dem Leser sofort ins Auge springen. Dafür bietet sich vor allem der Fettdruck oder ein Wechsel der Schriftart an. Um etwas fett anzuzeigen, markieren Sie die gewünschte Stelle und klicken oben in der Menüleiste auf das dick gedruckte “F“. Links daneben befindet sich auch die Schaltfläche, in der die momentane Schriftart angegeben ist. Standard ist entweder “Times New Roman” oder auch “Arial“. Mit dem Pfeil rechts daneben haben Sie die Möglichkeit, eine andere Schrift auszusuchen.
Wenn Sie Microsoft Office auf dem Computer installiert haben, geht es sogar noch schneller. Sie brauchen lediglich den Text markieren, und es erscheint automatisch ein Fenster, in dem Sie leicht die Schriftart ändern können. Außerdem können Sie hier die gewünschte Stelle einfach unterstreichen, fett oder kursiv formatieren.
Verwenden Sie Absätze
Um einen Brief noch übersichtlicher zu gestalten, sollten Sie den Text an bestimmten Stellen etwas einrücken. Markieren Sie den entsprechenden Absatz zuerst. Gehen Sie anschließend mit der Maus in die obere Menüleiste. Klicken Sie auf den Begriff “Format”. Dort finden Sie die Untergliederung “Absatz”. Beim Klicken darauf wird ein Kasten für die Absatzformatierung angezeigt. Klicken Sie auf die entsprechenden Pfeile und Symbole, um den Absatz in der gewünschten Richtung so weit Sie wollen, einzurücken.
Verfassen Sie einen Brief, in dem viele verschiedene Themen behandelt werden, können Sie die Abschnitte abwechselnd durch eingerückte und normale Absätze kennzeichnen. Dadurch wirkt das Schreiben interessanter. Achten Sie jedoch darauf, dass die Übersichtlichkeit erhalten bleibt und wählen Sie für jede Einrückung denselben Abstand.
Umranden Sie Textausschnitte
Möchten Sie, dass Ihre Leser beispielsweise eine wichtige Terminübersicht sofort bemerken, empfiehlt es sich, diese Passage zu umranden. Schauen Sie nach der Markierung in die obere Menüleiste. Dort befindet sich ein Fenster, in dem mit kleinem Punkten ein Quadrat angezeigt wird. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil daneben klicken, öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Optionen, wie Sie die Umrandung gestalten können. Alternativ können Sie auch auf “Format” gehen. Unter der Rubrik “Rahmen und Schattierungen” können Sie dann die Rahmenstärke und die Hintergrundfarbe einstellen.
Achten Sie darauf, dass der Text, den Sie umranden möchten, nicht zu kurz ist. Er sollte mindestens vier Zeilen umfassen, damit diese Art der Formatierung richtig zur Geltung kommt. Ansonsten würde der Rahmen die Schrift geradezu erdrücken.
Verwenden Sie Farben
Eine weitere Möglichkeit, Wichtiges hervorzuheben, ist die Verwendung von Farben. Dazu müssen Sie wie immer zuerst die gewünschte Stelle im Text markieren. Suchen Sie danach in der Menüleiste das große “A”. Mit dem Pfeil rechts daneben können Sie die Schriftfarbe verändern. Möchten Sie dagegen die Hintergrundfarbe wechseln, klicken Sie auf die farblich hinterlegten Buchstaben “ab”. Achten Sie jedoch darauf, dass der Hintergrund nicht zu dominant wirkt und die Schrift noch leserlich ist. Auch könnte ein zu bunter Brief leicht unprofessionell erscheinen. Wählen Sie deswegen nur zwischen wenigen passenden Farben aus.
Erzeugen Sie Spalten
Möchten Sie etwas in Tabellenform anzeigen oder haben Sie einen Text im Querformat, den Sie so ausdrucken wollen, dass man das Blatt gut in der Mitte falten kann, benötigen Sie Spalten. Diese können Sie erstellen, indem Sie diesmal den gesamten Text markieren und in der oberen Menüleiste auf “Format” gehen. Fahren Sie anschließend mit der Maus auf das Wort “Spalten”. Unter diesem Punkt können Sie die gewünschte Anzahl der Spalten auswählen.
Übertreiben Sie es nicht
Einen Brief ansprechend zu gestalten, macht sicherlich viel Spaß. Auch wenn Sie am liebsten gleich alles ausprobieren möchten, achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als drei bis vier Formatierungen pro Schreiben anwenden. Anderenfalls geht die Übersichtlichkeit schnell verloren und Sie erreichen das Gegenteil von dem, was Sie eigentlich wollten.