Büroorganisation und Delegierung von Arbeitsaufträgen.
Bei einer Office Managerin handelt es sich in der Regel ebenfalls um eine Sekretärin/Assistentin, wobei sie zwar auch am Tagesgeschäft beteiligt ist, jedoch die Gesamtverantwortung für das Sekretariat beziehungsweise den Schreibpool hat. Häufig ist sie die erste Ansprechpartnerin für den Vorgesetzten bei Rückfragen oder Problemen. Bei der Bezeichnung „Office Managerin“ handelt es sich um die moderne Bezeichnung für eine Bürovorsteherin.
Kontrolle ja – Aufsicht nein
Vielfach ist die Office Managerin unter anderem dafür verantwortlich, dass Geschäftspost aller Art das Haus fehlerfrei verlässt, so dass sie eine wichtige Kontrollfunktion erfüllt und bei eventuellen Fehlern Rücksprache mit der jeweiligen Assistentin hält. Die finale Endkontrolle beinhaltet jedoch keine autoritäre Aufsicht über das Tun der einzelnen Kolleginnen. Anschwärzen beim Chef, weil eine Kollegin beispielsweise fünf Minuten zu spät aus der Mittagspause zurückgekehrt ist oder weil eine Mitsekretärin kurz ein privates Telefonat mit ihrem kranken Kind geführt hat, ist absolut tabu.
Neben der Endkontrolle delegiert sie jedoch auch Aufgaben an ihre Kolleginnen und überprüft, ob alle am Prozess beteiligten Personen dies auch entsprechend umsetzen.
Büroorganisation als Hauptaufgabe
Zur Büroorganisation zählen unter anderem:
- Organisation des Ablagesystems (Beschriftung der Ordnerrücken, gegebenenfalls Farbe der Rückenschilder, Differenzierung danach, welche Schriftstücke in welche Akte gehören und so weiter),
- Büromaterialbeschaffung und regelmäßige Kontrolle der Bestände,
- Informationsweiterleitung an den jeweiligen Vorgesetzten, Organisation des Ablaufs, meist in Absprache mit dem Chef, da jeder Vorgesetzte seine persönlichen Vorlieben hat. Der Eine wünscht beispielsweise die Vorlage der Post nur einmal am Tag und zwar abends, der Andere möchte seine Post sowohl mittags als auch zum Feierabend haben. Ein Chef mag lieber bunte Registermappen, bei denen die Post nach Themen oder Ansprechpartnern sortiert ist, dem Anderen reicht eine chronologische Vorlage in einer Unterschriftenmappe,
- Festlegung des Turnus von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben (wie etwa Monats- und Quartalsberichte), in diesem Fall ausschließlich nach vorheriger Absprache mit dem Vorgesetzten,
- Eigenverantwortliche Ausführung oder gegebenenfalls Delegierung von Sonderaufgaben
- Verbindliche Vertretungsregelungen treffen für Urlaubs- oder Krankheitsfälle, um Chaos, Verwirrung und zum Teil überflüssige Diskussionen in solchen Fällen zu vermeiden,
- Einarbeitung und Betreuung neuer Kolleginnen, gegebenenfalls Unterweisung von Auszubildenden.
Um die Sekretärin, die beispielsweise mit der Erstellung des Monatsberichts betraut ist, zu entlasten, sollte die Office Managerin ihr in dieser Zeit nach Möglichkeit den Rücken frei halten, damit die Kollegin nicht ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen wird und sich somit vermeidbare Fehler einschleichen könnten. Die Aufgaben des Tagesgeschäfts können dann eher auf die übrigen Kolleginnen des Pools verteilt werden.
Zwischenmenschliche Konflikte im Team: keine Partei ergreifen
Sollte es einmal zum Streit zwischen zwei Sekretärinnen kommen, hat die Office Managerin eine vermittelnde Aufgabe im Sinne einer Mediation, das heißt, beide Sekretärinnen sollen das Gefühl haben, dass ein Konflikt zu ihrer Zufriedenheit gelöst wurde. Übervorteilung einer der beiden Sekretärinnen genau wie das offensichtliche Parteiergreifen für eine der beiden soll vermieden werden, auch wenn die Office Managerin die eine Kollegin unter Umständen lieber mag als die andere.
Was nicht zu den Aufgaben einer Office Managerin zählt
Leider kommt es gar nicht so selten vor, dass Office Managerinnen ihre Stellung in irgendeiner Form missbrauchen oder vom Vorgesetzten für dessen Zwecke instrumentalisiert werden sollen. Aus diesem Grunde zählen die folgenden Dinge nicht zu den Aufgaben einer Office Managerin:
- Einmischung in private Angelegenheiten von Kolleginnen,
- Entlassung von Mitarbeitern, Führung von Trennungsgesprächen,
- Bespitzelung von Kollegen und anschließende Denunzierung beim Chef,
- Verbreitung von vertraulichen Informationen im Unternehmen wie etwa anstehende Entlassungen, Versetzungen, Gehaltserhöhungen, Übernahmen aus Leiharbeitsverhältnissen, Suchtprobleme von Mitarbeitern …