Assistenz in der Outplacement-Beratung

Unterschiede zur klassischen Sekretariatstätigkeit. Die Tätigkeit einer Assistentin in der Outplacement-Beratung unterscheidet sich in einigen Punkten von den klassischen Tätigkeiten einer Sekretärin.

Unter klassischen Sekretariatsaufgaben werden im Allgemeinen die folgenden Tätigkeiten verstanden:

• Erstellung der Korrespondenz, in der Regel nach Phonodiktat und/oder Stichworten,
• Erstellung von Statistiken und Präsentationen,
• Terminkoordination, Organisation von Meetings und Reisen nebst Reisekostenabrechnung,
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten,
• Büromittelbeschaffung.

Die Tätigkeit einer Sekretärin/Assistentin – egal, ob Teamassistentin, Geschäftsführungs- oder Vorstandsassistentin – beruht also meist auf den Weisungen des jeweiligen Vorgesetzten. Eigeninitiative ist eher selten gefragt, insbesondere nicht in den Branchen Wirtschaftsprüfung/Steuerberatung und Anwälte.

Was ist unter einem Outplacement zu verstehen?

Bei einer Transfergesellschaft werden im Falle von Personalabbau die von Arbeitslosigkeit bedrohten Mitarbeiter in so genannten Auffanggesellschaften untergebracht, wobei die Löhne und Gehälter dann jedoch nicht mehr vom jeweiligen Unternehmen, sondern von der Agentur für Arbeit gezahlt werden.

Beim Outplacement hingegen zahlt der Betrieb, der Stellen reduziert, seinen Angestellten die bisherigen Bezüge weiter, auch wenn zu einem bestimmten Termin eine Aufhebungsvereinbarung geschlossen wird. Eine Outplacement-Beratung dient dazu, den Betroffenen bei Stellensuche und Bewerbung behilflich zu sein, das heißt, der Berater erarbeitet gemeinsam mit dem Klienten Bewerbungsunterlagen, die sich angenehm von der Masse abheben, gegebenenfalls wird nach möglichen beruflichen Alternativen oder anderen Branchen gesucht, in denen der Klient seine Kenntnisse, Fähigkeiten und Interessen einbringen kann.

Voraussetzung für die Teilnahme an einem Outplacement ist in der Regel ein unterschriebener Aufhebungsvertrag.

Die Tätigkeiten einer Assistentin im Outplacement

Neben organisatorischen Aufgaben (Büromittelbeschaffung, Terminabsprache mit Klienten, Erstellung von Statistiken) steht die Erstellung der Bewerbungsunterlagen im Vordergrund. Hierbei sind jedoch nicht nur der Ausdruck der Unterlagen sowie deren richtige Zusammenstellung und somit eine entsprechende Akuratesse von entscheidender Wichtigkeit, gleichzeitig nimmt die Assistentin auch Aufgaben des Lektorats und Korrektorats wahr. Insbesondere im Hinblick auf mögliche schwammige, unklare oder unschöne Formulierungen nimmt sie beim Kunden oft ebenso eine beraterische Funktion wahr, was die Stilistik des Bewerbungstextes angeht, jeweils in Abstimmung mit dem Berater.

In der Regel hat eine im Outplacement tätige Assistentin/Sekretärin wesentlich mehr Freiheiten und Verantwortung als eine Berufskollegin, die in einem klassischen Unternehmen tätig ist.

Persönliche und fachliche Voraussetzungen für eine Assistentin im Outplacement

• gute bis sehr gute Kenntnisse in Stilistik, Grammatik und Orthographie,
• Freude an der Gestaltung von Texten, Formulierungssicherheit,
• Spaß an selbstständigem Arbeiten,
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Menschen, Toleranz, Offenheit,
• gesundes Selbstbewusstsein,
• Kundenorientierung, Flexibilität,
• gepflegtes Erscheinungsbild (abhängig von der Branche des Kundenunternehmens, in dem das Outplacement stattfindet),
• gute Umgangsformen,
• Bevorzugung von flachen Hierarchien,
• Spaß an der Arbeit in eher kleinen Unternehmen.

Viele Outplacement-Unternehmen bevorzugen bei der Auswahl der Assistenz Personen mit Hochschulabschluss, gerne aus geistes- und gesellschaftswissenschaftlichen Fächern.

Für wen sich die Tätigkeit als Assistentin in einer Outplacement-Beratung weniger eignet

• Menschen, die lieber „Dienst nach Vorschrift“ machen und/oder nach Anweisung arbeiten,
• Leute, die Schwierigkeiten mit korrekter Rechtschreibung und Grammatik haben,
• Sekretärinnen, die nur ungern Kunden- und Kollegenkontakt haben, sondern lieber im stillen Kämmerlein ihre Aufgaben verrichten,
• Personen, die sich nicht rasch auf unterschiedliche Menschentypen einstellen können. Im Kundenunternehmen sind in der Regel nicht nur unterschiedlicheste Charakter beschäftigt, sondern auch Menschen mit unterschiedlichster Vorbildung, sozialem Status etc. Von der Führungskraft über Sekretärinnen und Buchhalterinnen bis hin zu gewerblich-technischen Mitarbeitern (Hausdruckerei, IT-Support, Facility Management und Ähnliches) gehört alles zur Kundschaft eines Outplacement-Unternehmens.
• Assistentinnen, die fehlende Toleranz oder gar Arroganz gegenüber Menschen, die ein sichtbares Handicap oder irgendwelche vermeintlichen „Schönheitsfehler“ aufweisen (Behinderung, Übergewicht, niedriger Bildungsabschluss, „Knicke“ im Lebenslauf und so weiter), an den Tag legen.

Neben fachlicher Eignung als Sekretärin/Assistentin steht bei der Arbeit in einem Outplacement-Unternehmen zudem die menschliche und soziale Eignung sehr im Vordergrund. Intrigenspinnerei, Arroganz, Intoleranz, Besserwisserei und Fixierung auf Äußerlichkeiten sind bei einer Sekretärin, die für ein Outplacement-Unternehmen tätig ist, fehl am Platz.

Outplacement ist nicht gleich Zeitarbeit

Eine Reihe von Bewerbern geht davon aus, dass es sich bei Outplacement-Unternehmen um Zeitarbeitsfirmen handelt. Die Mitarbeiter einer Outplacement-Beratung sind zwar beim jeweiligen Kundenbetrieb vor Ort, werden jedoch vom Outplacement-Unternehmen entlohnt und nicht von der Firma, die die Beratung in Anspruch nimmt. Vielfach wird der Arbeitsvertrag mit dem Outplacement-Unternehmen lediglich für die Dauer des Projekts im Kundenunternehmen geschlossen, was jedoch nicht ausschließt, dass das Arbeitsverhältnis nicht für Folgeprojekte in der Region verlängert wird. Es ist somit richtiger, von einem befristeten Arbeits- und nicht von einem Zeitarbeitsverhältnis zu sprechen.