Die Zuhörer fühlen sich dann von einer Präsentation besonders angesprochen, wenn die Inhalte für sie nützlich und leicht zu verfolgen sind.
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie schon den ersten Entwurf der Präsentation geschafft. Sie haben die Hauptthemen und die untergeordneten Themen ausgewählt und vorläufig geordnet. Sie haben auch jene Punkte definiert, denen Sie – Ihrer Meinung nach – mehr Zeit während der Präsentation widmen möchten.
Den Ausdruck „Ihrer Meinung nach“ möchte ich hier aus einem besonderen Grund betonen: Wenn Ihr Konzept bis hierhin nur unter diesem Gesichtspunkt entstanden ist, könnten Sie möglicherweise bei der Präsentation eine böse Überraschung erleben! Wie denn, denken Sie vielleicht jetzt, ich habe doch das Ziel der Präsentation und die Erwartungen des Publikums dabei berücksichtigt. Was fehlt denn noch?
Was bringt mir diese Präsentation? Die Nutzenfrage der Zuhörer
Überlegen Sie sich Folgendes: Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Publikum und hören gerade, wie eines der für Sie wichtigsten Themen präsentiert wird.
Wie würden Sie die Frage: „Was bringt mir das“ beantworten?
Die Zuhörer stellen sich meistens gerade diese Frage, auch wenn es ihnen nicht bewusst ist. Wenn in Ihren Argumentationen der Nutzenaspekt fehlt, müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Publikum sich langsam fragen wird: „Warum sitze ich überhaupt hier?“
Sie sollten sich deshalb für jedes Thema die Nutzenfrage stellen. Je nachdem welche Antwort Sie dazu finden, sollten Sie gewisse Themen streichen oder als Reservethemen definieren.
Formulierungen für die Nutzenfrage
Die Antworten, die Sie dabei finden, helfen Ihnen konkret auch während der Präsentation. Sie beantworten dadurch nicht nur die unausgesprochene Frage des Publikums, sondern Sie erhalten auch eine Art Formulierungshilfe, wenn Sie zu einem neuen Thema wechseln oder die nächste Folie zeigen.
Hier einige Beispiele:
„Und für Sie ist doch besonders wichtig, wie … sich verwirklichen lässt.“
„Wichtig ist für Sie zu erfahren, dass … denn dann können Sie …“
„Ich zeige Ihnen gleich … Dadurch lässt sich Ihr … wesentlich verbessern.“
Prüfen Sie ruhig auch alle untergeordneten Themen und später Ihre Folien nach und notieren Sie jeweils auf der Rückseite Ihrer Karten passende Stichworte in Bezug auf den Nutzen.
Tipps für den Aufbau einer Präsentation
Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Folien anfangen, sollten Sie noch Gliederung und Aufbau Ihrer Präsentation nachprüfen und folgende Punkte beachten:
- Zuerst einen Überblick geben und dann die Details erklären: Bei der Auflistung der Themen im Überblick können Sie während der Präsentation einen „roten Faden“ am Flipchart oder auf einer Folie sichtbar machen.
- Zuerst die einfachen und danach die schwierigen Inhalte erklären: Wenn Ihre Argumente in einer logischen Reihenfolge aufgebaut sind, kann Ihnen das Publikum viel leichter folgen.
- Zuerst eine Verknüpfung mit schon bekannten Informationen erstellen und dann die neuen Informationen geben: Es ist einfacher, sich etwas Neues ins Gedächtnis einzuprägen, wenn es mit schon bekannten Informationen verknüpft wird.
- Wiederholungen und Zusammenfassungen gezielt einbauen, bevor Sie zum nächsten Thema wechseln: Sie helfen dadurch Ihrem Publikum, sich auch bei komplizierten Themen zurechtzufinden.
- Gezielte Fragen einbauen, die das Publikum zum Nachdenken bringen:
Das Publikum erinnert sich eher an eine eigene Antwort als an eine Aussage von Ihnen.
Der rote Faden auf Folie
Wenn Ihre Präsentation sehr aufwendig ist und die Orientierung schnell verloren gehen könnte, fügen Sie nach jedem Abschnitt Ihrer PowerPoint-Präsentation eine Folie vom Typ „Titelfolie“ ein.
Beispiel: PowerPoint-Grundkurs
Die Titelfolie mit den Themen im Übersicht sieht so aus:
PowerPoint-Grundkurs
- Erste Schritte
- Eine Präsentation strukturieren
- Einzelne Folien bearbeiten
- Die eigene Präsentation
Weil Sie gleich das erste Thema bearbeiten werden, ist dessen Titel „Erste Schritte“ in Rot geschrieben. Wenn Sie damit fertig sind und bevor Sie zum Thema „Eine Präsentation strukturieren“ wechseln, zeigen Sie eine Kopie der Titelfolie. Diesmal haben Sie die rote Farbe für das zweite Thema verwendet.
Die rote Schrift zeigt immer das Thema des PowerPoint-Grundkurses, das Sie bereits präsentieren wollen, und dient als roter Faden durch die Präsentation.