Wesentliche Elemente eines Zeugnisses gehen über Leistungsbeurteilung, Beschreibung des Verhaltens und Tätigkeitsschwerpunkte hinaus. Auch die Reihenfolge ist wichtig.
Nur speziell dafür ausgebildete Personalfachleute wissen oftmals um den Typus qualifiziertes Zeugnis Bescheid. Laien sehen sich vor einer schwierigen Aufgabe, Zeugnisbestandteile als richtig oder fehlerhaft zu erkennen. Dann heißt es entweder, das Zeugnis zu akzeptieren oder sich lieber nochmal über die Inhalte schlau machen. Ein qualifiziertes Zeugnis soll genauen Einblick darüber vermitteln, was der Mitarbeiter geleistet und wie sich sein Verhalten ausgewirkt hat. Für einen anderen Arbeitgeber ist es daher unerlässlich, ein Zeugnis mit allen wichtigen Bestandteilen in Händen zu halten.
Elemente des Zeugnisses
Vorgegeben ist eine bestimmte Reihenfolge von Inhaltspunkten, die der Zeugnisaussteller beachten muss. Verändert er diese, muss man auf negative Beurteilung schließen.
Überschrift
Es soll dargestellt werden, um welche Art von Zeugnis es sich handelt. Zur Auswahl stehen Praktikumszeugnis, Ausbildungszeugnis, Zwischenzeugnis, Dienstzeugnis, Arbeitszeugnis oder einfach Zeugnis.
Einleitung
Beschäftigungsdauer, Person und Beruf sind Hauptaugenmerk der Einleitung Tätigkeits-, Aufgaben- und Positionsbeschreibung Schwerpunkt dieses Aspekts sind die Kompetenzen, Kriterien der jeweiligen Tätigkeit und Verantwortung. Auch soll das berufliche Vorankommen innerhalb der Firma erkennbar sein.
Leistungen
Innerhalb dieses Punktes geht es darum, die Arbeitsweise zu beurteilen. Dazu gehört auch Arbeitsbereitschaft und Arbeitsbefähigung. Zu letzterem zählt man Fachkenntnisse, intellektuelle Fähigkeiten, Belastbarkeit oder Weiterbildung. Weitere Aspekte sind Arbeitserfolge, Fachwissen und Motivation zur Weiterbildung. Hatte der Beurteilte Mitarbeiter unter sich, gehören zum Zeugnis die Darstellung der Kompetenz der Führungsposition, die Abteilungsleistungen und wie zufrieden die Mitarbeiter sind. Zusammenfassend muss eine Beurteilung der gesamten Leistung beschrieben werden.
Verhalten
Insbesondere das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und dritten Personen muss Bestandteil des Zeugnisses sein. Ebenso sollen weitergehende soziale und persönliche Aspekte das Verhalten betreffend nicht fehlen. In einer Zusammenfassung muss der Ausstellende das gesamte Verhalten nochmals betonen.
Abschluss
Zum Schluss muss man erkennen können, warum das Arbeitsverhältnis aufgelöst wurde und ob es auf Initiative des Mitarbeiters oder des Unternehmens geschehen ist.
Bedauern-Dankes-Formel
Mit diesem Zusatz formuliert man Verständnis oder Empfehlung gegenüber dem Mitarbeiter. Auch kann eine Aussage bezüglich Wiedereinstellung gemacht werden.
Wünsche für die Zukunft
Auch Zukunftswünsche sind fester Bestandteil des qualifizierten Zeugnisses. Danach folgen Ausstellungsdatum, Ausstellungsort, Unterschriften. Zu guter Letzt soll der Name des Ausstellers und dessen Position und Rechtsstellung am Fußende des Zeugnisses zu lesen sein, ebenso wie dessen eigenhändige Unterschrift.
Wichtige Formalitäten
Ein professionelles Zeugnis ist stets auf Firmenpapier (und fehlerfrei) ausgedruckt. Beim Datum des Zeugnisses sollte man darauf achten, dass es möglichst auf den Austrittstag ausgestellt wird oder zumindest zeitlich nahe daran. Mindestumfang liegt bei einer Seite, zu empfehlen sind aber eineinhalb bis zwei. Die Unterschrift muss von einem Kollegen einer höheren Hierarchieebene geleistet werden. Wird diese von einem Mitglied der Firmenleitung getätigt, wirkt das ganze noch glaubwürdiger. Selbstverständlich kann diese Unterschrift auch zusätzlich erfolgen.
Bekanntermaßen ist die Sprache im Zeugnis oftmals mit einer Art Geheimcode versehen. Diese Angelegenheit ist sehr komplex und daher ein Kapitel für sich.